Maîtriser la délégation de tâches : un guide pour une gestion efficace

Comment les excellents managers attribuent des tâches aux subordonnés

La plupart des dirigeants ne délèguent pas efficacement les tâches à leurs subordonnés. La principale raison ? Ils ne savent tout simplement pas comment.

Aujourd'hui, je partage quatre étapes et quatre techniques efficaces utilisées par d'excellents managers pour attribuer des tâches à leurs subordonnés, en veillant à ce qu'ils accomplissent leur travail de manière efficace et volontaire.

Étape 1 : Définir clairement l’objectif de la tâche

L'investisseur légendaire Warren Buffett a dit un jour que si vous n'expliquez pas le but d'une tâche, votre subordonné pourrait faire des erreurs ou même choisir de ne pas le faire parce qu'il manque de compréhension. Exprimez clairement l'objectif derrière la tâche, en allant au-delà du simple fait de leur dire de « le faire ».

Étape 2 : décrire le contenu de la tâche

Fournissez à votre subordonné des détails spécifiques sur la tâche, notamment :

• Pourquoi : Expliquez pourquoi cette tâche est importante et qui bénéficiera de son accomplissement.
• Quoi : Définir les actions exactes requises pour terminer la tâche.
• Quand : Fixez des délais clairs pour l’achèvement.
• Où : indiquez où ils peuvent trouver les ressources ou le soutien nécessaires.
• Qui : Identifiez les personnes qui peuvent les aider si nécessaire.
• Comment : Fournir des conseils sur la meilleure approche ou méthodologie.
• Budget : décrivez toutes les contraintes ou allocations financières.

N'oubliez pas de clarifier tous les détails cruciaux qui pourraient avoir un impact sur le résultat.

Étape 3 : Établir des délais de rapport réguliers

De nombreux dirigeants ne parviennent pas à fixer des délais clairs pour les rapports, laissant leurs subordonnés incertains quant aux attentes et aux progrès. Des rapports régulièrement planifiés vous permettent de :

• Identifiez les problèmes potentiels dès le début.
• Offrez des commentaires et des conseils en temps opportun.
• Assurer l’alignement avec les objectifs généraux.

Étape 4 : Demandez au subordonné de répéter la tâche

Évitez de supposer que vos instructions ont été entièrement comprises. Encouragez votre subordonné à vous résumer la tâche, en vous assurant qu'il en saisit tous les aspects avant de commencer le travail. Cette étape confirme la clarté et évite les malentendus.

Techniques de délégation efficaces

1. Attribuez des tâches en fonction de l'importance et de la compétence :

• Pour les tâches cruciales, donnez la priorité aux personnes ayant fait leurs preuves et des taux d’achèvement élevés.
• Pour les tâches moins critiques, déléguez à ceux actuellement disponibles et capables de gérer la charge de travail.
• Expliquez toujours les raisons pour lesquelles vous attribuez des tâches spécifiques à des individus, en mettant l'accent sur leurs forces et leurs contributions.

2. Équilibrer réussite et défis :

Proposez un mélange de tâches à forte probabilité de réussite et de tâches présentant un potentiel de risque plus élevé. Cela permet aux subordonnés de vivre à la fois des victoires et des opportunités d’apprentissage suite aux échecs. Encouragez l’auto-réflexion sur la façon d’éviter les erreurs et d’obtenir de plus grands succès à l’avenir.

3. Prioriser l'ordre des tâches :

Pour les missions complexes ou difficiles, divisez les tâches importantes en étapes plus petites et gérables. Communiquez clairement la séquence de priorité de ces sous-tâches, guidant votre subordonné à travers un flux de travail logique.

4. Présentez occasionnellement des défis difficiles :

Pousser continuellement votre équipe hors de sa zone de confort favorise la croissance et le développement. Introduisez des tâches complexes occasionnelles qui les obligent à développer leurs capacités et à acquérir de nouvelles compétences. Cette approche cultive une main-d’œuvre dynamique et adaptable.

En mettant en œuvre ces étapes et techniques, les managers peuvent responsabiliser leurs subordonnés, favoriser une culture d'appropriation et de responsabilité et, en fin de compte, obtenir un plus grand succès organisationnel.